Jeux Olympiques 2024 : votre hôtel est-il prêt ?

Les Jeux Olympiques et Paralympiques de Paris 2024 (JOP) approchent à grands pas. A cent jours de leur démarrage, nous vous proposons de faire un point complet pour que vous puissiez évaluer le niveau de préparation de votre hôtel. Nous allons nous intéresser à la préparation interne de votre établissement (sensibilisation des équipes, stratégie commerciale, accueil des clients) et aux éléments externes qui vont impacter votre activité (calendrier, modalités de circulation,)

Les Jeux Olympiques et Paralympiques de Paris 2024

Commençons par un petit rappel de l’ampleur de l’événement. Les Jeux Olympiques se dérouleront du 26 juillet au 11 août, tandis que les Jeux Paralympiques auront lieu du 28 août au 8 septembre. L’événement va rassembler 10 500 athlètes olympiques et 4 400 athlètes paralympiques, représentant plus de 200 nationalités. La grande majorité des épreuves se déroulera en Ile de France. Ci-dessous, vous trouverez la carte des sites accueillant des épreuves de Jeux Olympiques. Si vous voulez voir toutes les cartes détaillées des sites, rdv sur presse.paris2024.org.

L’impact des Jeux Olympiques sur le secteur hôtelier

L’événement doivent générés un afflux importants de touristes qui vont assister aux épreuves des JOP. 13,5 millions de billets ont été mis en vente par l’organisateur.

A cent jours de l’ouverture de la compétition, voici les constats dressés par l’Office de tourisme et les syndicats hôteliers :

• 64,5% à 81% : taux de réservation prévu pendant les jeux olympiques
• 31,1% : taux de réservation prévu pendant les jeux paralympiques
• 63% à 70% : taux moyen de réservation pendant la période estivale hors année olympique
• 452,90€ : prix moyen d’une nuitée en Ile de France pendant les jeux olympiques (tendance à la baisse)
• 223,90€ : prix moyen d’une nuitée en Ile de France pendant les jeux paralympiques (tendance à la baisse)
• 1,8 à 2 : coefficient de multiplication des prix des chambres pendant les JO par rapport à la même période hors année olympique
• 2 millions : surplus de touristes attendu sur la période par rapport à la période estivale hors année olympique
• 60% : des touristes olympiques viendront en famille
• 30 000 : nombre de spectateurs munis de billets JOP, qui sont des sportifs
• 800 000 : nombre de spectateurs munis de billets JOP à forts pouvoir d’achat

Ce que que disent les chiffres à cent jours des JOP 2024

• Les touristes « olympiques » vont remplacer les flux de touristes habituels. Il n’y aura donc pas d’effet d’empilement
• L’offre d’hébergement hors hôtellerie professionnelle est très conséquente. Les parts de marché des hôteliers sont attaqués par les particuliers (jusqu’à 1 logement privé sur 5 proposé en location dans le cadre des JOP) et les plateformes de mise en relation.
• L’hôtellerie traditionnelle (hôtels, résidences de tourisme, campings et auberges) n’est théoriquement pas en mesure de répondre à l’ensemble de la demande. Un rapport du cabinet Deloitte indique un déficit théorique de 532 000 lits chez les professionnels.
• L’ouverture de la billetterie a créée un appel d’air pour les spectateurs prêts à investir pour assister à la cérémonie d’ouverture ou aux épreuves prestigieuse. Cet effet s’est essoufflé, mais pourrait reprendre à l’approche du démarrage de la compétition.
• Les jeux paralympiques vont avoir un impact économique beaucoup plus faible que les JO. Cette compétition va se dérouler en partie pendant la rentrée scolaire, ce qui ne correspond pas avec le public majoritaire attendu aux JO.

Voici le panorama qui est anticipé à 3 mois du début de la compétition. Il est possible qu’il y est un rebond de réservation courant juin. Mais rien ne permet de l’affirmer à ce jour.

Nous vous proposons à présent de nous intéresser aux points clés de la gestion de votre hôtel pendant cette période.

Gérer votre équipe hôtelière pendant les Jeux olympiques

Constituer votre équipe

Si ce n’est pas encore fait, il est grand temps de recruter votre personnel pour l’été 2024. Le marché de l’emploi du secteur est suffisamment tendu pour anticiper au maximum vos besoins RH. Nous vous recommandons de ne pas négliger les profils ayant une capacité en langue étrangère. Faites en sorte que le maximum de personne de votre équipe soit en mesure d’assurer une communication de base en anglais (maitrise du vocabulaire). Le personnel dédié au premier contact (réservation et accueil) doivent avoir une maitrise confirmée d’au moins une langue étrangère. L’anglais est évidemment indispensable. Misez aussi sur les langues européennes comme l’italien, l’espagnol ou l’allemand. Nos voisins ne verront pas de si tôt les jeux dans leur pays. Ils vont donc venir en France pour pouvoir y assister sans que ce soit trop compliqué d’accès. Pour information, les prochaines éditions se tiendront à Los Angeles (2028) et à Brisbanne (2032).

Il est encore temps de mettre en place des actions de formation en langue pour le personnel d’accueil. Il existe des outils numériques d’apprentissage très performants.

Sensibiliser votre équipe aux attentes de la clientèle

Vous avez votre équipe ? Super ! Vous pouvez les impliquer directement dans la préparation de votre établissement pour la période des Jeux olympiques.

• Faites participer votre personnel à la décoration de l’établissement aux couleurs des JO
• Informez les sur les événements sportifs qui vont se dérouler à proximité de votre hôtel
• Aidez-les à anticiper leur déplacement travail – domicile pendant la période
• Planifier les périodes de congés afin d’avoir votre équipe au complet et en forme pendant la période des JO

Anticiper les déplacements

Ce paragraphe s’adresse essentiellement aux hôteliers implantés dans Paris intra-muros et dans le petite couronne. Les déroulements des épreuves olympiques vont fortement impacter la circulation dans ces zones. Vous devez donc vous informer sur les contraintes de circulation pouvant impacter votre personnel, votre clientèle et vos fournisseurs. Identifier dès à présent des itinéraires de substitution et communiquer avec les différentes personnes intéressées. Nous vous recommandons la carte interactive d’Anticiperlesjeux pour identifier d’un coup d’œil les itinéraires à éviter.

Perturbations prévues dans les transports en commun

• Stations fermées : Champs-Elysées – Clémenceau, Concorde, Tuilerie, Porte d’Issy (tram) et Porte de Versailles (Tram)
• Lignes pouvant être fortement impactées : 5, 6, 7, 8, 9, 10, 12, 13 et 14, T3a et T3b, RER B, C et D, ligne J (direction Ermont Eaubonne), ligne L (direction Versailles RD), ligne N, ligne P (direction Meaux) et ligne U
• Des lignes de bus seront également impactées

Perturbation prévues sur le réseau routier

• Certains axes routiers verront une de leur voies réservées aux circulations des JOP : A1, A4, A12, A13, boulevard périphérique et boulevard circulaire (La Défense)
• La circulation à proximité des sites olympiques sera rendue compliquée par l’afflux de spectateurs et fournisseurs, ainsi que par les filtrages de sécurité

Vous devez prendre conscience dès à présent que la circulation doit être anticipée. Echangez avec vos fournisseurs pour proposer de nouveaux horaires de livraison. Demandez à vos employés de se renseignez sur les conditions de circulation entre leur domicile et votre établissement. Enfin, préparez vous à orienter vos clients qui vous solliciteraient pour obtenir un itinéraire afin de se rendre sur un site olympique.

Vous manquez d’inspiration pour rédiger des messages clairs à l’attention vos différents interlocuteurs ? Pas de panique, l’organisateur des Jeux olympiques met à votre disposition des modèles de messages à envoyer. Vous pouvez également être force de proposition en mettant une flotte de vélos à disposition de votre personnel et de vos clients pour les déplacements de quelques kilomètres. Encouragez le covoiturage auprès de vos salariés en alimentant un planning interne.

Stratégie commerciale avant les Jeux

Voyons à présent comment gérer au mieux la commercialisation de vos nuitées. Tout d’abord gardez deux éléments évidents en tête :

• Surveillez vos confrères (même gamme, même zone géographique) pour adopter un positionnement prix cohérent
• Démarquez vous des particuliers qui vont sous-louer leurs logements en proposant des services complémentaires

Attention à rester cohérent dans vos tarifs et la présentation de l’offres de service. Il ne s’agit pas de créer des conflits entre types de clientèle dans votre établissement. Pendant les JO, vous pouvez vous attendre à voir les profils suivants :

• Familles avec enfants venus pour les JO, cherchant un hébergement calme pour se reposer
• Sans enfant venus pour les JO et pour faire la fête, avec des horaires décalés et à l’esprit très voire trop festif
• Professionnels impliqués ou non dans l’organisation des JO
• Touristes divers pas ou peu intéressés par les JO et ne souhaitant pas subir les contraintes des jeux

Accueillir votre clientèle

Anticiper les besoins et les attentes

Avant même l’arrivée de vos clients, vous devez déjà les connaître. Le meilleur moyen pour cela ? Adressez leur un questionnaire au moment de la réservation. Cette étape est déjà passée et vous ne l’avez pas fait ? Ce n’est pas grave, envoyez un email et/ou un sms avec un lien vers un questionnaire. Faite simple avec 10 questions maximum. Voici quelques exemple :

• Avez-vous prévu d’assister à une cérémonie ou à une épreuve des JO dans une enceinte officielle ?
• Avez-vous prévu d’assister à une cérémonie ou à une épreuve des JO dans une fanzone ?
• Vous participez au JO en tant que professionnel, proche d’un athlète, partenaire de l’organisation ?
• Avez-vous pensez à vous renseigner sur les modalités de déplacement pendant les JO
• Quel(s) service(s) pourraient faciliter votre séjour dans notre établissement pendant les JO

Vous pouvez vous intéresser aussi à des éléments plus personnels comme les langues maitrisées par vos clients, leurs besoins spécifiques (ex : PSH, régime alimentaire) ou autres.

L’intérêt de cette prise d’information amont plus détaillée est de réduire votre charge de travail au moment de l’accueil. Vous pourrez ainsi réduire le temps passé pour la remise des clés en abordant directement les points clés. Vous voulez optimiser d’avantage ? Prévoyez un système numérique pour l’enregistrement ex : (collecte des informations personnelles obligatoires, paiement de la taxe de séjour) et pour le départ.

Gardez en tête que votre prise d’information amont va peut-être faire apparaitre que votre clientèle ne vient pas (ou partiellement) pour les Jeux olympiques et paralympiques de Paris 2024.

Donnez un maximum d’information sur vos supports numériques (site web et réseaux sociaux). Vous pouvez par exemple prendre en photo une prise électrique. Les touristes étrangers concernés pourront prévoir un adaptateur (à moins que vous ayez déjà installé des prises USB dans les chambres, ce qui serait très malin de votre part).

Orienter votre clientèle

L’accès aux sites olympiques et la circulation de manière générale vont être modifiées par rapport à la normale. Attendez-vous à ce que même vos clients habitués soient un peu perturbés ou inquiets à propos de ces sujets. Vous allez devoir les rassurer. Pour cela, nous vous avons conseillez plus haut d’anticiper les questions sur l’accès et la circulation autour des sites olympiques.

Faites rentrer les Jeux olympiques dans votre établissement

Et si vous décoriez votre hôtel selon le thème des JO. Cela peut passer par des décorations spécifiques avec des articles de sports, des affiches. Vous pouvez également prévoir l’installation d’un écran géant diffusant les épreuves dans votre espace d’attente ou d’accueil. Coupez le son et activez les sous-titres pour limiter les nuisances sonores (qui génère de la fatigue chez votre personnel). Votre hôtel dispose d’un espace bar ? Les clients s’y installerons plus volontiers s’il peuvent y suivre les épreuves. Ca devrait booster vos ventes de boissons, surtout s’il fait chaud. Vous pouvez même prévoir une offre de petite restauration pendant la période (en vous associant avec un traiteur ou un restaurateur).

Vous pouvez également revêtir des éléments relatifs aux JOP sur vos tenues de travail (ex : pins, coiffe, tshirt)

Développer votre offre de services temporairement

Et si vous alliez un petit peu plus loin, en proposant des services complémentaires liés aux JOP :

• location de vélo
• partenariat avec un service de transport privé de personne
• revente de places pour les épreuves, que vous auriez achetées dès à présent
• visite guidée thématique avec un guide-conférencier (ex : Paris et le sport dans l’histoire contemporaine)
• espace télé-travail pour ceux qui ne peuvent pas complétement déconnecter mais qui veulent quand même assister à des épreuves (organisez votre espace petit-déjeuner pour accueillir des travailleurs nomades en journée, avec un bon réseau wifi)

Digitaliser votre expérience utilisateur

La période des Jeux Olympiques peut vous sembler être une période de grand événement comme vous en avez déjà connu. La réalité risque bien de vous surprendre. La clientèle étrangère et nationale va être très demandeuse d’information pratique relative à la circulation, aux conditions de sécurité ou à la possibilité d’entrer sur les sites olympiques et les fanzones. A joutez à cela les question habituels de vos clients concernant les transports, l’offre de restauration et l’offre culturelle. Nous vous recommandons d’anticiper autant que possible la diffusion d’information relative à ce sujets. Faute de quoi, vous risquez de connaître une augmentation de la charge de travail significative.

La mise en place d’outils digitaux peut vous simplifier la vie. Chez FHOR nous restons très attachés au contact humain entre professionnels  et clients. Néanmoins, le caractère inhabituel de l’événement et l’affluence de clientèle étrangère, souvent avec enfants, risque de bouleverser vos repaires le temps des jeux. Les applications à vos couleurs pour présenter vos services ou les QR codes peuvent être des atouts de poids dans ces circonstances. Ne les négligez pas.

Quelque soit les outils mis en place, pensez à bien impliquer vos collaborateurs. Ils doivent tous être au fait des outils que vous proposez et en connaitre leurs limites, afin de savoir à quel moment ils doivent intervenir auprès de la clientèle.

Voici les conseils que nous pouvons vous prodiguer à cent jours de l’événement. Nous vous souhaitons de bons Jeux olympiques et paralympiques. Qu’ils soient une période de fête et de développement pour votre établissement.

FHOR peut vous accompagner dans la préparation de votre établissement hôtelier pour cette période particulière. Nous pouvons dès à présent vous soutenir avec les actions suivantes :

• Formation hygiène alimentaire – prise en charge par votre OPCO
• Formation hygiène du linge (RABC) – prise en charge par votre OPCO
• Formation Nouveau Classement hôtelier (écogestes et PSH) – Prise en charge par votre OPCO
• Audit de votre établissement pour évaluer votre niveau de préparation

Contactez-nous pour en savoir plus sur ces prestations. Nous sommes très réactif et nous intervenons dans toute la France sur site ou à distance.

 

Cet article vous est offert par FHOR. Il s’agit d’un organisme de formation dédié aux métiers de l’hôtellerie et de la restauration. Notre organisme est certifié Qualiopi. Nos formations peuvent être prises en charge à 100%. Nous nous déplaçons en France et dans les pays francophones. Nous réalisons également des audits d’établissement et la rédaction des documents obligatoires.

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